Stofna Húsfélagakerfi

Til að stofna kerfi þarf á heimasíðu Reglu að velja "Nýskráning"

Þá opnast þessi gluggi og slá þarf inn kennitölu húsfélagsins, nafni, tölvupóstfangi og það þarf að samþykkja skilmálana. Passið að setja rétt tölvupóstfang því þangað verða innskráningarupplýsingar sendar og í póstinum er fyrir utan aðgangsorð og leyniorð, slóð sem er mjög mikilvægt að nota við fyrstu innskráningu.Þegar búið er að skrá sig inn ofangreindri slóð og nota notendanafnið og lykilorðið sem voru í póstinum opnast neðangrein mynd. 

Hér er mjög mikilvægt að velja "Húsfélag" í Grunnfyrirtæki, önnur svæði segja sig sjálf.

Framvegis er svo hægt að skrá sig inn á heimasíðu Reglu og ekki nauðsynlegt að nota slóðina sem barst í tölvupósti

Fyrstu skrefin

• Húsfélagið - allar fastar upplýsingar um félagið sjálft
• Skrá stýringar fyrir kröfur
• Íbúðareigendur - þessa skrá þarf að uppfæra þegar breytingar verða á eignarhaldi.
• Skilgreining bankareikninga - Svo hægt sé bæði að senda kröfur í banka og sækja færslur fyrir fjárhagsbókahaldið.
• Stofna þarf vörunúmer fyrir húsgjöldin
• Stofna áskriftarflokk og skrá greiðendur

Húsfélagið (fyrirtækið)

Fylla skal út í öll svæði sem merkt eru með stjörnu (*). Til þess að vista hugsanlegar breytingar skal smella á "Uppfæra" 

Stýringar fyrir kröfur

• Númer banka: Viðskiptabanki húsfélagsins.
• Auðkenni: Þetta er þriggja stafa kóði sem þarf að fá hjá viðskiptabanka
• Gjalddagaregla: Hér þarf að ákveða hvaða greiðslufrestur á að vera á kröfunni.
• Eindagaregla: Hér þarf að ákveða hvenær krafa fellur í eindaga og fer að bera vexti.

Íbúðareigendur (viðskiptamenn)

• Leita = til að skoða og fletta upp þeim sem þegar er búið að stofna
• Sía = Þarna er t.d. hægt að haka út óvirka, þá sem eru fluttir eða búa ekki lengur í húsinu
• Stofna = Þarna opna skráningargluggi fyrir íbúðareigendur, það eru allskonar möguleikar því kerfið þarf að þjóna flóknum fyrirtækjarekstri, það eru örvar við þau svæði sem nauðsynlegt er að fylla inn í fyrir húsfélög.

Ef valið er að stofna viðskiptamann, opnast þessi mynd og nauðsynlegt að skrá upplýsingar í þau svæði sem rauður kassi er um. Í lokin er svo skráningin staðfest með "Skrá" takkanum.

Viðskiptamannalisti

Sölukerfi - Fyrirspurnir - Viðskiptamannalisti

Þegar búið er að stofna alla íbúðareigiendur getur verið gott að taka út lista til að fara yfir skráninguna, hvort allt sé rétt. Hér er líka hægt að taka listann út í excel, í pdf, senda í tölvupósti eða prenta.

Skilgreining bankareikninga

Skilgreina þarf hvaða bankareikningar eru notaðir hjá húsfélaginu, oft er um að ræða sérstakan bankareikning fyrir hússjóð og annan fyrir framkvæmdasjóð. Hér að neðan má sjá að búið er að skilgreina hússjóðin og verið er að skrá bankatengingu fyrir framkvæmdasjóðinn. 

ATH- hver bankareikningur á sinn bókhaldslykil

Vörunúmer

Sölukerfi - Skráning og viðhald - Vörur

Innheimta hússjóðs er ekki hefðbundin vörusala en engu að síður þarf að stofna vörunúmer fyrir hverja tegund af innheimtu. Í kerfinu er búið að stofna eftirfarandi vörunúmer.

• 100 - Hússjóður
• 500 - Framkvæmdasjóður

Hér má búa til fleiri vörunúmer, til dæmis fyrir sérstök átaksverkefni, alltaf skal vlja "sala án vsk" í svæðið með vsk, að öðru leyti má velja hvaða vörunúmer og vöruheiti sem er.

Stofna áskriftarflokk

Húsfélagskerfið kemur með tveim tilbúnum áskriftarflokkum, annars vegar fyrir hefðbundna mánaðarlega innheimtu húsfélagsgjalda og hins vegar fyrir innheimtu í framkvæmdasjóð.

Inn flokkana / flokkinn þarf að skrá íbúana(viðskiptamenn) og skrá viðeigandi vörunúmer á hvern íbúa. Þegar verða breytingar á eignarhaldi íbúða þarf að uppfæra upplýsingarnar hér.

Verkefni gjaldkera

Gjaldkeri húsfélagsins hefur einkum 3 verkefni

1. Innheimta húsfélagsgjöld
2. Greiða og bóka útgjöld
3. Gera ársreikning

Til viðbótar þarf gjaldkeri að geta útbúið Yfirlýsingu húsfélagsins ef fasteignasala óskar eftir því og þá er mikilvægt að búið sé að sækja færslur úr banka og bóka þær, þá er afar einfalt að sjá stöðu íbúðareigandans og fylla út.

Gjaldkeri húsfélagsins þarf líka að senda verktakamiða til skattstjóra vegna vinnu við nýframkvæmdir eða viðhald. Samviskusemi í færslu bókhaldsins léttir honum sömuleiðis vinnuna ef sækja á endurgreiddan virðisaukaskatt vegna framkvæmda við íbúðir.

Innheimta húsfélagsgjöld

Ef allt er rétt skráð í upphafi og engar breytingar hafa verið í eigendahópnum þarf gjaldkeri að keyra áskriftarkeyrsluna og senda kröfur í banka mánaðarlega. Hafið orðið breytingar þarf að lagfæra áskriftarflokkinn og greiðendur í honum, jafnvel stofna nýja greiðendur.

Þetta verkefni er í tveim skrefum og mjög mikilvægt að framkvæma bæði mánaðarlega.

1. Áskriftarkeyrsla þar sem færslur í bókhald og kröfur í banka myndaðar.
2. Senda kröfur í banka og reikningar sendir til húseigenda.

Áskriftarkeyrsla

Áskriftarkerfi - Skráning og viðhald - Áskrift

Hafi engar breytingar orðið á eigendahóp eða ákvarðanir teknar um breytingu á upphæðum er áskriftarkeyrslan keyrð hér. Þetta er nokkur skref og gott að skoða vel hverja mynd áður en valið er að halda áfram. Þegar þessu ferli er lokið hefur kerfið útbúið reikninga og bókað tekjurnar í bókhaldið og útbúið skrá fyrir kröfur í banka (næsta skref).

Þegar búið er að velja "Áskriftarkeyrsla" birtist þessi mynd, þar er hægt að breyta dagsetningu á reikningum og síðan er "Áfram" valið.

Þegar keyrslunni er lokið birtist eftirfarandi mynd og hægt að halda áfram ef allt í lagi.

Og að lokum þessi mynd með ýtarlegri upplýsingum og valið er að "Ljúka"

Senda kröfur í banka

Sölukerfi - Kröfur - Kröfuvinnsla

Þegar búið er að keyra áskriftarkeyrsluna þarf að senda bunkann í banka, kerfið biður þarna um aðgangsupplýsingar í bankann en þær er hægt að vista svo sending í banka geti gengið hratt og örugglega. Þar með eru kröfurnar komnar í banka og áskriftarkeyrslu lokið. Íbúðareigendur eiga nú að sjá kröfuna í heimabankanum sínum og geta greitt.

Færslur í fjárhagskerfi

Þegar áskriftarkeyrslan er keyrð færast tekjurnar sjálfkrafa inn í fjárhagskerfið, eftir stendur að koma öðrum færslum í kerfið. Það er gert með tvennum hætti:

1. Sækja færslur í banka
2. Handfærðar færslur

Sækja færslur í banka

Bókhald - Skráning færslna - Sækja færslur í banka

Þennan verklið er ekki hægt að keyra fyrr en búið er að skilgreina banka/kreditkorta reikninga, leiðbeiningar hér.

Verklagið:

• Sækja færslur
• Fara yfir rauðmerktar línur og bregðast við með nýrri færslustýringu eða einfaldri innskráningu
• Senda í dagbók
• Yfirfara dagbók
• Uppfæra dagbók

Ef vel er undirbúið getur þetta verk verið mjög auðvelt og fljótlegt og smátt og smátt kann kerfið allar algengustu færslurnar.

Skrá þarf "til dagsetningu" á þeim færslum skal sækja, ef ekki á að nota daginn í dag en kerfið leggur það til. Ekki þarf að hafa áhyggjur af "frá dagsetningunni" því kerfið man hvenær var síðast sótt.

Eins og sjá má á þessari myndi þekki kerfið sjálfkrafa allar færslur frá launakerfinu og líka innborganir frá viðskiptavinum, það þýðir að ef kröfurnar voru sendar úr okkar kerfi mun þessi keyrsla þekkja þær og bóka rétt. En færslur sem ekki hafa komið áður og kerfið hefur ekki verið beðið um að muna bókunarreglur þarf að setja annað hvort lykilinn inn hér eða velja merkið lengst til vinstri og skrá færslustýringu. Á myndinn má til dæmis sjá að reikningur frá Orkuveitu Reykjavíkur er án bókhaldslykils, það er alveg óþarfi því færslurstýring getur vel munað hvernig á að færa reikning frá þeim.

ATHUGIÐ að halda til haga öllum aðsendum reikningum og geymið í fylgiskjalsnúmeraröð.

Rauða merkið lengst til hægri þýðir að færslan er með athugasemd og þarfnast skoðunar.

Alltaf er hægt að eyða færslunum og sækja aftur frá banka.

Eins og sjá má á þessari mynd eru efstu þrjár línurnar með grænu haki lengst til hægri, það þýðir að kerfið viti hvar á að færa þetta, gott er samt að lesa yfir og vera sammála kerfinu.

Í línu 2 og 3 eru innborganir frá viðskiptamönnum, svona munu innborganir á húsfélagsgjöldum birtast í kerfinu hjá ykkur og færslurnar eiga á fara á bókhaldslykil 7600 og það þarf að fylgja rétta kennitalan

Lína 4 og 5 eru með rauðum punkti, það þýðir að kerfið veit ekki hvernig á að færa þetta og þá notum við færslustýringu, hakaðu við merkið fremst á línunni, það er færslustýring.

Skrá færslustýringu

Hér hefur færslustýringarmerkið verið valið og þegar myndin opnast eru bara upplýsingar í efri hluta myndarinnar, það er að segja upplýsingar sem bankinn hefur um þessa hreyfingu á bankareikningnum.

Færslulykillinn er 02-útborgun, færslukóðinn er 03-Millifært og greiðandinn hefur þessa kennitölu.

Neðri hlutinn er svo fyrirmæli kerfisins um hvað skuli gera við færslu á bankareikning sem hefur sömu gildi og eru hér í efrihlutanum. Framvegis man kerfið þetta og færir samkvæmt neðri hlutanum ef öllum skilyrðum efri hlutans er fullnægt.

Handfærðar færslur

Bókhald - Skráning færslna - Skráning

Langflestar færslur í fjárhagskerfið kemur sjálfkrafa inn í bókhaldið, útsending á kröfum færa sjálfkrafa tekjur félagsins og innlestur af bankareikningi skrá hvenær berast innborganir og hvenær reikningar eru greiddir. 

Stundum þarf þó að skrá handvirkt inn færslur, til dæmis reikning frá verktaka sem er að gera við eignina, eða reikning vegna ræstingar og eru ógreiddir um áramót. Greiðslur á þessum reikningum bókast svo í gegnum bankainnlestur.

Skráningarmyndin er tvískipt, efri parturinn er fyrir skráningu á bókhaldsfærslu, neðri parturinn listar upp þær færslur sem búið er að færa, þetta er allt tómt þegar kerfið er opnað í fyrsta sinn.

Ársreikningur

Bókhald - Uppgjörsvinnslur - Efnahagur/rekstur

Hvenær sem er er hægt að kalla fram rekstraryfirlit og ársreikning

Rekstrarreikningur

Hér er hægt að nálgast rekstrarreikninginn

Þegar búið er að "Keyra fyrirspurn" birtist  rekstrarreikningurinn. Ef einhverjar færslur á tímabilinu er óstaðfestar eða ókláraðar lætur kerfið vita af því. Eins og sjá má efst í hægra horninu er hægt að búa til excel og PDF skjal, senda með tölvupósti eða prenta.

Svona lítur rekstrarreikningur út og ef búið er að færa öll fylgiskjöl og sækja færslur á bankareikninginn, þá ætti að vera hægt að sækja þetta fyrir húsfund, uppfært og tilbúið.

Efnahagsreikningur

Hér er tímabilið og samabanburðartímabilið valið

Þegar búið er að "Keyra fyrirspurn" birtist  efnahagsreikningurinn. Ef einhverjar færslur á tímabilinu er óstaðfestar eða ókláraðar lætur kerfið vita af því. Eins og sjá má efst í hægra horninu er hægt að búa til excel og PDF skjal, senda með tölvupósti eða prenta. Efnahagsreikningur er nú tilbúinn til framlagnar á húsfundi, svo fremi að búið sé að bóka allt.

Yfirlýsing húsfélags

Til að fylla út yfirlýsingu húsfélags vegna sölu á eign er mikilvægt að geta á skjótann hátt sótt áreiðanlegar upplýsingar um skuldastöðu eigenda við húsfélagið, aðrar upplýsingar um húsfélagið þarf að sækja í fundargerðir þess. Eins þarf að fylla út upplýsingar um framkvæmdir sem búið er að samþykkja að fara í.

Verklag

1. Vera búin að senda kröfur til dags dato
2. Vera búin að sækja og uppfæra færslur frá banka til dags dato
3. Vera búin að færa alla reikningar sem eru komnir sem ekki voru kostnaðarfærðir með innlestri á banka.

Þá er hægt að fara inn í fyrirspurn á viðskiptamann (íbúðareiganda) og keyra fyrirspurn þegar búið er að velja réttar forsendur.

Bókhald - Fyrirspurn - Staða viðskiptamanna

Velja þarf tímabilið og kennitölu íbúareigandans, hægt er að fletta upp með gleraugnamerkinu

Þá birtist neðangreind mynd og með merkinu lengst til vinstri fæst nánari sundurliðun á völdum viðskiptamanni

Hér má sjá að Anna skuldar 10.000 kr, hefur ekki greitt neinn reikning og í athugsemd má sjá að eitthvað er ófært í kerfinu.

Verktakamiðar

Bókhald - Uppgjörsvinnslur  - Verktakavinnslur

Í lok árs þarf að senda verktakamiða vegna aðkeyptrar þjónustu/vinnu til skattstjóra. Í Húsfélagakerfinu er búið að merkja þá bókhaldslykla sem eiga við í þessu samhengi og ef bókhaldslyklum fyrir aðkeypta þjónustu er bætt við þarf að gæta að því að merkja þá rétt.

Hér eru unnar upplýsingar úr bókhaldi til að útbúa skil á verktakagreiðslum til RSK. Það fyrsta sem gera þarf er að merkja bókhaldslykla sem eru fyrir verktakagreiðslur (ef ekki búið áður). Þegar smellt er á hnappinn Verktakalyklar  eru birtir þeir lyklar sem eru merktir en einnig er hægt að taka hakið af „Sýna eingöngu verktaka“ og birtast þá allir lyklar og hægt að merkja hverjir eru fyrir verktakagreiðslur. Þegar því er lokið er slegið inn „Rekstrarár“ og smellt á „Nýtt uppgjör“.

Greiðslur pr. verktaka eru nú birtar samandregnar á bókhaldslykla. Ef hér birtast einhverjar greiðslur á bókhaldslykil sem ekki tilheyrir verktakagreiðslum er hægt að eyða þeim úr uppgjörinu, hér er líka hægt að skoða sundurliðun færslna.

Þegar verktakagreiðslur eru tilbúnar er sleginn inn „Veflykill“ og smellt á „Senda uppgjör“. Kerfið sendir nú verktakamiða til RSK og geymir upplýsingar um senda miða ásamt kvittun frá RSK. Ef þörf er á að prenta út verktakamiða er það gert með því að skrá sig inn á vefsíðu hjá RSK og prenta miða þaðan.

Almennt

Nokkur almenn atriði í Reglu 

Vafrar

 Kerfið hefur verið prófað og er staðfest að það keyrir á þessum vöfrum: Internet Explorer útg. 7 og yngri, Firefox útg. 3 og yngri, Chrome útg. 4 og yngri og Safari útg. 4 og yngri. Æskileg skjáupplausn fyrir kerfið er 1280X1024.

 Þegar talað er um og tekið dæmi um stillingar fyrir vafra í þessari handbók er miðað við Internet Explorer. Stillingar í öðrum vöfrum geta verið eitthvað öðruvísi.

Leyfa popup (allow popup)

 Ýmsir hlutar kerfisins nota popup virkni og gæti þá komið melding um það í vafra. Veljið þá að leyfa alltaf popup frá þessari síðu.

(Always allow popup from this site). Og ætti þá sú melding ekki að koma oftar við notkun kerfisins.

Sumar tækjastikur frá þriðja aðila t.d. Google Toolbar gætu einnig hindrað popup virkni sem þarf þá að passa uppá að séu ekki virkar.

Leyfa niðurhal (download)

Ef notaður er Internet Explorer vafri er möguleiki á að lenda í vandræðum við að sýna fyrirspurnir á PDF formi t.d. birta reikning. Til að koma í veg fyrir þetta er rétt að athuga stillingar í vafra:

• Veljið Tools > Internet options .
• Veljið Security flipa.
• Smellið á Custome level.
• Skrunið þar til sést Downloads.
• Veljið enable Automatic prompting for file downloads. Athugið að aðrar stillingar undir Downloads séu enabled

Stilling fyrir internet explorer

Ef notaður er Internet Explorer þar að tryggja að Regla keyri undir Compatibility view. Þetta er gert með því að breyta stillingu í vafra:

• Veljið Tools > Compatibility View settings
• Bætið regla.is á listann undir Websites you‘ve added to Compatibility View ef ekki þegar á þeim lista.

Afritataka

Þar sem Regla er vefkerfi sem keyrt er miðlægt á vefþjóni rekstraraðila kerfis er umsjón öryggisafrita í höndum þess rekstraraðila skv. sérstökum samningi. Notendur þurfa því ekki að hafa áhyggjur af þeim málum.